Binnen een bedrijf zijn er vaak veel documenten die gebruikt worden. Hoe zorg je ervoor dat alle informatie die in al die verschillende documenten staat, toch makkelijk en snel vindbaar is? Dit is waar een Document Management Systeem om de hoek komt kijken.
Wat is een Document Management Systeem (DMS)?
DMS staat voor Document Management Systeem. Dit systeem is een opslagplaats waarin informatie over bepaalde documenten binnen je bedrijf wordt opgeslagen, zodat je makkelijk informatie terug kunt vinden. De documenten zelf kunnen ook binnen dit systeem zijn opgeslagen, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Op basis van kenmerken zoals auteur, naam van het document, status of omschrijving is informatie makkelijk vindbaar.
Hoe werkt het?
Stel, je wilt bepaalde informatie vinden over een belangrijk onderwerp dat in een vergadering van een tijd geleden besproken is. Je weet echter niet meer precies wanneer deze vergadering was of waar de notities bewaard zijn gebleven. Met het Document Management Systeem kan je bepaalde zoekwoorden gebruiken om in alle relevante documenten van je organisatie te zoeken naar de juiste aantekeningen. Met het Document Management Systeem kan je ook bepaalde categorisaties aan je documenten toevoegen. Je kan er zelfs voor zorgen dat sommige werknemers of collega’s wel of geen toegang tot het document hebben of dat het document na een bepaalde tijd verwijderd wordt. Handig bijvoorbeeld als je te maken krijgt met bewaartermijnen van personeelsdossiers.
Wie gebruikt het?
Werk jij in een organisatie waar veel documenten rondzwerven? Heb jij het idee dat er informatie verloren gaat of dat je veel informatie moet herhalen? Moet jij vaak tientallen mappen doorspitten op de Google Drive of de Dropbox voordat je het juiste document achterhaald hebt? Dan is een Document Management Systeem zeker iets voor jouw organisatie!
Wat zijn de voordelen?
Allereerst werk je met een Document Management Systeem efficiënter en sla je informatie overzichtelijker op. Dit zorgt ervoor dat werknemers geen kostbare tijd verliezen met het doorspitten van documenten, maar meteen aan de slag kunnen met de juiste informatie. Ten tweede is het makkelijker om je documenten snel te digitaliseren. Zo heb je altijd alles goed opgeslagen en kan je geen belangrijke documenten kwijt raken. Als laatste is samenwerken nog nooit zo makkelijk geweest: jij kiest wie er toegang heeft tot welke documenten en wie alleen mag bekijken of wijzigingen mag maken. Kortom, een Document Management Systeem is essentieel voor jouw organisatie.
