Goede klantenservice is van essentieel belang voor elk bedrijf, of het nu gaat om een winkel, een restaurant of een online bedrijf. Klanten verwachten dat ze goed geholpen worden wanneer ze vragen of klachten hebben, en dat hun problemen op een professionele manier worden opgelost. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je een goede klantenservice biedt:
Goede bereikbaarheid
Je moet wel goed bereikbaar zijn, anders hebben je klanten er niets aan. Zorg ervoor dat klanten je gemakkelijk kunnen bereiken, of het nu via e-mail, telefoon of sociale media is. Vervolgens moet het niet zo zijn dat klanten lang op een antwoord moeten wachten. Hierdoor groeit de onvrede alleen maar en dat is niet de bedoeling. Zorg dus dat klanten weten waar ze moeten zijn en dat ze daar gehoord worden.
Spraak en chat
Maak gebruik van goede telefonische communicatie. Met een telefoonservice is dit heel simpel. Het is belangrijk om op een professionele manier te communiceren met klanten, ook als dat betekent dat je telefonisch contact hebt. Zorg ervoor dat je op een vriendelijke manier praat en luister naar wat de klant te zeggen heeft. Je hoeft dit deel van de klantenservice zeker niet zelf te doen als je dat niet wil. In dat geval kan je de klantenservice uitbesteden.
Wees duidelijk
Als je weet dat een klant een probleem heeft, probeer dan proactief te zijn en het op te lossen. Als je niet weet hoe je iets precies op moet lossen, geef dit dan ook aan. Zo lang je genoeg communiceert, is er ook meer ruimte en begrip. Soms heeft een oplossing meer tijd nodig bijvoorbeeld. Maar je mag de klant niet in het donker laten zitten. Door informatie te geven en door perspectief te bieden, voorkom je dit.
Sta klaar voor de klant
Klantenservice is een service en je doet het omdat je mensen wilt helpen. Je staat in dienst van hun vraag en probeert die zo goed mogelijk te beantwoorden. In woorden of in actie. Zoals ik al zei, ben je moet je zorgen dat je professioneel en vriendelijk bent, hoe moeilijk dat soms ook is. Jij bent immers nu het gezicht van het bedrijf op een moeilijk moment en dat vraagt om wat extra werk, geduld en vriendelijkheid. Maar dat is dan ook waarvoor je bent aangenomen. Of niet, als jij als bedrijf ervoor kiest om de klantenservice uit te besteden. Dan heb je er geen omkijken meer naar!
